5 вопросов, которые нужно задать самому себе перед отправкой email

Иногда, когда я пишу письмо важному человеку, я перечитываю его несколько раз. Иногда даже десять. Ничего не могу поделать с этой привычкой, но, возможно, она не так уж и плоха? Но мой способ не очень практичен, есть гораздо более эффективный вариант — задать себе несколько вопросов и пробежаться глазами по письму в поисках ответов. В поле адресата вы вряд ли ошибётесь, вашу ошибку исправит почтовый сервис. Вместо этого лучше внимательно прочтите тело письма. Правильно ли вы обратились к человеку, которому пишете? Это самая банальная ошибка, но она будет стоить вам дороже остальных. Вряд ли человеку захочется читать письмо, видя, что его назвали другим именем, а отправитель даже не удосужился это проверить. Обращаться к какому-нибудь Павлу Сергеевичу словами «хай» или «салют» неуместно. Идеальный вариант — установить стандартную подпись, это могут делать все почтовые сервисы. Нейтральные и хорошо подходящие варианты: «с уважением…», «хорошего дня» или ваша контактная информация. Иногда подпись придётся редактировать. К примеру, отправлять письмо другу с подписью «с уважением» не очень здорово. Но в качестве стандартной подписи лучше иметь классический и нейтральный вариант.

250–300 слов — это оптимальная длина электронного письма. Написав меньше 300 слов, вы можете быть уверены, что ваше письмо прочитают, а не пролистают, как простыню бесполезного текста. Надеюсь, вы не сделаете так же с этой статьёй. Наверняка. Именно поэтому я несколько раз перечитываю важные письма. Некоторые предложения всегда можно сократить, заменить пять слов одним или вовсе выбросить ненужное предложение.

Постарайтесь, чтобы само письмо соответствовало теме и раскрывало её. Не делайте ненужных отсылок и пояснений, не пишите много лишь для того, чтобы получатель понял, как серьёзно вы подошли к написанию письма. Лучше отнеситесь серьёзно к его времени. Он это оценит.

Один из недостатков общения в интернете, знакомый всем нам — это отсутствие морали и этики. Мы не боимся высказывать человеку всё, что думаем о нём до того момента, как мы видим его перед собой. Написав письмо, подумайте: нет ли в нём чего-то такого, что вы не смогли бы сказать человеку в лицо? Это могут быть сплетни, оскорбления, сарказм или циничные шутки. Никто не любит циников, помните об этом.

«Зачем мне всё это? Я просто хочу отправить письмо», — скажете вы и будете правы. В большинстве случаев подобные советы не нужны. Они пригодятся лишь тогда, когда вы пишете важное письмо важному человеку. Вот тогда вы вспомните о том, что не мешало бы проверить письмо ещё раз. А потом ещё раз. И ещё. И ещё разок.

—

Мое мнение об этой статье? Честно говоря, я рад за автора за его стремление делиться полезными советами по написанию электронных писем – это действительно актуальная тема! Однако стиль изложения иногда кажется излишне серьезным для темы такого рода – будто бы мы готовимся к написанию научной работы о корректном электронном общении.

Конечно же, правильное обращение к адресату и использование стандартных форм завершения – это хороший тон! Хотя иногда можно играть со словами или добавлять юмористический штрих – это точно вызывает улыбку у получателя.

И да, длина текста имеет значение – никто не хочет читать бесконечные «простыни» текста без конкретной информации! Так что автор прав насчет этого.

В целом статья полезная и содержательная – только добавить юмора и легкости было бы еще лучше!